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LA VERBALIZZAZIONE

La manifestazione di volontà dell’organo collegiale deve essere documentata mediante la redazione del processo verbale della seduta. La redazione del processo verbale può essere legittimamente fatta sulla scorta di appunti che siano stati trascritti durante lo svolgimento della seduta e, perciò, successivamente alla seduta stessa. La lettura e l’approvazione del verbale della seduta, infatti, costituiscono adempimenti che possono essere assolti non necessariamente nel corso della stessa adunanza, ma anche nell’adunanza successiva (Cons. Stato – Sez. VI – 9 gennaio 1997, n. 1).
Pertanto, le correzioni del verbale portato all’approvazione dei componenti nella seduta successiva, vanno inserite nel verbale della seduta di approvazione del verbale medesimo, che, conseguentemente, andrà corretto secondo le indicazioni di coloro che non hanno riconosciuto corretta la verbalizzazione.
Il verbale è l’unico mezzo attraverso il quale la deliberazione collegiale può essere conosciuta all’esterno e attraverso il quale ne può essere provata l’esistenza. Esso, in particolare, non potrebbe essere sostituito da dichiarazioni postume rese dai componenti del collegio.
I verbali vanno trascritti da chi svolge le funzioni di segretario dell’organo collegiale su appositi registri a pagine numerate (C.M. 177 del 4.8.1975 prot. 2571). Il verbale redatto e firmato dal solo segretario e non anche dal presidente, è pienamente valido (Cons. Stato – Sez. IV dec. 323 del 22.5.1968)  e fa prova fino a querela di falso (Cons. Stato – Sez. IV dec. 454 del 6.7.1982),  da sollevare di fronte all’autorità giudiziaria ordinaria (Cons. Stato – Sez. IV dec. 600 del 27.10.1965).
Nel procedere alla verbalizzazione della seduta di un organo collegiale non è necessario che siano indicate e trascritte minuziosamente le opinioni espresse dai singoli soggetti intervenuti nella discussione, ma è sufficiente che siano riportate, anche in maniera stringata e sintetica, tutte le attività ed operazioni compiute.(Cons. Stato – Sez. IV- 25 luglio 2001, n. 4074). Ogni singolo membro dell’organo collegiale può tuttavia richiedere che sue dichiarazioni siano riportate a verbale. Tale facoltà serve non solo a far sì che la verbalizzazione sia completa, ma altresì a tutelare il membro dissenziente da rischi di responsabilità civile e penale derivanti da delibere illegittime. Per prevenire contestazioni, il collegio può, con proprio regolamento o con delibera ad hoc, servirsi di un registratore (nota MPI Ufficio Decreti Delegati 1430/82) e in presenza di delibere particolarmente importanti ricorrere alla verbalizzazione immediata. In presenza di un interesse qualificato, è possibile richiedere la copia del verbale avanzando alla scuola una richiesta di accesso all’atto ai sensi della Legge 7 agosto 1990 n. 241, con il pagamento di € 0,26 per una o due fotocopie o di € 0,52 per tre o quattro fotocopie e così via. La commissione per l’accesso costituita presso la presidenza del Consiglio dei Ministri, con parere del 31 dicembre 1995, ha stabilito che “non si giustifica la sottrazione all’accesso per ragioni di riservatezza di tutti i verbali delle sedute di organi collegiali, in quanto trattasi di documenti che non contengono necessariamente notizie rientranti tra quelle per le quali l’articolo 8, comma 5 del D.P.R. 352/1992 tutela la riservatezza”. Per prevenire contestazioni e abusi, è bene richiedere l’uso di un registratore (è facoltà dell’organo decidere in tal senso, secondo nota MPI Ufficio Decreti Delegati 1430/82) e, in presenza di delibere particolarmente importanti, esigere la verbalizzazione immediata. Va detto,infine, che, per costante giurisprudenza, i vizi della verbalizzazione non necessariamente comportano vizi dell’atto dell’organo collegiale (Cons. Stato, sez. VI, 13.02.1998, n. 166), e che la verbalizzazione integrale delle sedute non è necessaria purché risultino elementi che consentano di ritenere conforme a legge l’ iter seguito.

La redazione del verbale avrà carattere sintetico. Saranno riportate le proposte, i risultati delle votazioni e le delibere approvate. Il contenuto degli interventi non sarà riportato tranne il caso che l’intervenuto chieda espressamente la messa a verbale di specifiche frasi.
Il verbale viene votato per approvazione nella seduta successiva del collegio. La copia del verbale da approvare viene affissa in sala docenti almeno tre giorni prima della riunione del Collegio per assolvere alla visione e alla lettura. Osservazioni sul verbale vengono avanzate in sede di approvazione dello stesso, tramite dichiarazione scritta che verrà letta e approvata.

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